In deze regeling zullen achtereenvolgens de volgende onderwerpen worden uitgewerkt:
1. Algemeen
2. Reikwijdte
3. Procedure
4. Vertrouwelijk
5. Datum inwerkingtreding
1. Algemeen
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende vennootschappen:
- Van der Does Accountants B.V.
- Van der Does Assurantie- en Inkomensadviseurs B.V
Elke vennootschap resp. de vennootschappen tezamen worden in deze regeling verder aangeduid als de kantoororganisatie.
De kantoororganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de kantoororganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de kantoororganisatie.
De regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst.
2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- handelingen die leiden tot strafbare feiten door de kantoororganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de kantoororganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de kantoororganisatie of haar medewerkers;
- (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de kantoororganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling.
3. Procedure
Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon. Binnen de kantoororganisatie zal bekend zijn wie zich als vertrouwenspersoon heeft aangemeld; indien niemand zich aanmeldt, zal de directie van de kantoororganisatie als vertrouwenspersoon fungeren.
De melding aan de vertrouwenspersoon vindt in principe elektronisch plaats via vertrouwenspersoon@vanderdoes.nl, maar kan desgewenst ook in een persoonlijk gesprek worden gedaan.
De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
- Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de kantoororganisatie garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de kantoororganisatie, dan wel zijn/haar carrière.
5. Datum inwerkingtreding
Deze regeling gaat in op 12 april 2017 en vervangt de voorgaande klachtenregeling. Alle daarin opgenomen regelingen zijn vervallen, tenzij zij in de onderhavige klachtenregeling zijn opgenomen.
